Ali se včasih počutite preplavljeni z neskončnim tokom dokumentov, tabel in predstavitev, ki se kopičijo v vašem Google Drive? Niste sami. V dinamičnem svetu digitalnega dela je enostavno izgubiti sled, kje in kdaj so bili shranjeni pomembni dokumenti. Vendar pa obstaja enostavna rešitev, ki vam lahko pomaga ostati na tekočem brez dodatnega stresa: avtomatizacija obvestil za novo ustvarjene datoteke v Google Drive.
Kako to deluje?
Zapier, orodje za avtomatizacijo, ki se poveže z več kot 2.000 aplikacijami, vam omogoča, da nastavite ‘Zape’, ki avtomatsko pošilja obvestila, ko je v izbrano mapo Google Drive dodana nova datoteka. Tako boste takoj obveščeni in nikoli več ne boste zgrešili pomembne datoteke, ki jo je delil sodelavec.
Korak za korakom do avtomatizacije
Greste na stran www.zapier.com se registrirate in levo zgoraj kliknete na gumbek Create Zap.
Po kliku na gumbek Create Zap se odpre novo okno z dvemi okvirčki:
1. Trigger in 2. Action. Kliknete na Trigger
In v okencu za aplikacije v našem primeru izberete Google Drive aplikacijo.
Na desni strani se vam odpre dodatna pasica v kateri boste podali “ukaze” katere informacije naj aplikacija pri aktivaciji “zazna”. V našem primeru izberemo New File in Folder, to pomeni da, ko bo naložena nova datoteka v določeno mapo se bo sprožila “akcija”.
Ko smo izbrali “dogodek” kliknemo na gumb Continue.
Pridemo v področje Account kjer se povežete s svojim gmail računom. In zaključite s klikom na gumb Continue.
Sedaj še morate nastaviti Trigger oz. SPROŽILEC, v katerem moramo določiti iz katerega Driva naj črpa podatke in določiti mapo (Folder) v katero bomo nalagali datoteke. Ko ste izpolnili polja Drive in Folder zaključite s klikom na gumb Continue.
Na koncu še vse skupaj stestirate, da preverite, če vse deluje kot mora.
Ko ste zaključili s 1. korakom Triggerjem sedaj izberete še gumb Action
V našem primeru se vam odpre spodnje okno v katerem poiščete aplikacjio Email by Zapier. Ta aplikacija bo sprožila akcijo in poslala po elektronski pošti na mail, ki ga boste navedli obvestilo o novo naloženi datoteki v mapo, ki ste jo določili nekaj korakov nazaj.
Izberete Event >> Send Outbound Email
In izpolnite spodnja okenca.
V okence *To – vpišete naslov na katerega želite prejeti obvestilo o naloženih datotekah v Google drive mapo.
Okence *Subject – vpišete zadevo.
V 3. okencu *Body bodite pozorni… namesto besedila URL_TO_YOUR_DOCUMENT vstavite direktno url povezavo do vaše mape v Google Drivu.
Po želji izpolnete še ostala okenca in zaključite s klikom na gumb Continue.
Kliknete na gumb Test step, da preverite, če ste vse pravilno izpolnili.
Sedaj idite v mapo iz katere želite prejemati obvestila in kreirajte novo datoteko. V minuti bi na mail, ki ste ga navedli v prejšnjih korakih morali prejeti eletronsko sporočilo o novi datoteki v vašem drivu.
Z avtomatizacijo obvestil za novo ustvarjene datoteke v Google Drive, lahko prihranite dragoceni čas in ohranite svojo organiziranost. Ta preprosta, a močna avtomatizacija vam omogoča, da se osredotočite na delo, ki resnično šteje, in pustite, da Zapier skrbi za detajle.
Ne glede na to, ali ste vodja projekta, ki išče boljši način za sledenje napredku, ali član ekipe, ki si želi manj administrativnih preglavic, je ta Zap prava rešitev za vas.
Tanja Fric